電腦列印與掃描怎麼用？2026 印文件與掃描教學

「電腦怎麼接印表機、把文件印出來？怎麼掃描？」——把印表機接上電腦（USB 或無線）、裝好驅動，就能從電腦按「列印」印出文件；有掃描功能的還能把紙本文件掃成電腦檔案。列印和掃描是處理文書、辦事常用的功能。

列印報表、表單、資料，掃描證件、文件存檔，是電腦在正事上很實用的能力。學會接印表機、列印、掃描，處理文書就方便了。

這篇教接印表機與安裝、列印文件與設定、掃描與影印、常見列印問題，並提醒善用列印、同時印不出來先檢查別急著送修、印含個資文件小心，幫你順利列印掃描。

本文為一般操作經驗分享；不同品牌印表機的介面、驅動略有差異，實際以你的印表機與官方最新為準。

接印表機、安裝

先讓電腦認到印表機：

先把印表機接好。接上印表機——用 USB 線把印表機接到電腦、或讓印表機和電腦連到「同一個 WiFi」（無線印表機）。安裝驅動——電腦要有印表機的「驅動程式」才能用它，通常接上後 Windows 會自動裝、或要你手動裝。

從官網下載驅動——如果沒自動裝好，到「印表機品牌的官方網站」，找你的「型號」下載對應的驅動程式安裝（只從官網下載，別從別的地方，見安裝軟體那篇）。加入印表機——到「設定＞印表機與掃描器」，加入／選到你的印表機。裝好之後，電腦就認得這台印表機、能列印了。第一次接印表機、裝驅動可能有點步驟，跟著印表機說明書或官網指示做。裝好一次，之後就能直接用。無線印表機設定好，同一個 WiFi 下的電腦、手機都能印，很方便。

核心是「接印表機、安裝——USB 或同一 WiFi 接上、安裝驅動、從官網下載對應型號驅動、設定裡加入印表機」。裝好驅動電腦才認得印表機，只從官網下載驅動、裝好一次之後就能直接用。

列印文件與設定

列印時的設定：

• 按列印：在文件裡按「列印」（或 Ctrl+P）。
• 選印表機：選到你的印表機。
• 設定份數、範圍：印幾份、印哪幾頁。
• 預覽再印：先預覽確認版面，再按列印。

列印跟著設定做。按列印——在你要印的文件（Word、PDF、網頁）裡，按「檔案＞列印」、或快捷鍵「Ctrl+P」，跳出列印設定。選印表機——在設定裡選到「你要用的那台印表機」（別選到「另存 PDF」等，除非你要存檔）。

設定份數、範圍——設要印「幾份」、印「全部還是某幾頁」（如只印第 2 到 5 頁）、單面或雙面、彩色或黑白、直式橫式。預覽再印——列印前通常有「預覽」，先看一下版面對不對（會不會跑版、切到、印出多餘的頁），確認了再按「列印」，避免印錯浪費紙墨（見逆向觀點）。設好按列印，印表機就開始印。列印的重點是「選對印表機、設好份數範圍、預覽確認再印」。剛開始多預覽、少量試印，抓到訣竅就順了。想省墨可設「草稿／省墨模式」、黑白列印。列印是處理文書很實用的功能，會用就方便很多。

核心是「列印文件與設定——按列印或 Ctrl+P、選對印表機、設定份數範圍、預覽再印」。選對印表機、設好範圍、預覽確認再印避免浪費紙墨，多預覽少量試印就順。

掃描與影印

把紙本變成電腦檔案：

多功能事務機還能掃描影印。掃描——如果你的印表機是「多功能事務機」（有掃描功能），可以把紙本文件、證件、照片「掃描」成電腦檔案（PDF 或圖片），用來存檔、email、上傳申辦。怎麼掃——把文件放上掃描玻璃、蓋上蓋子，從電腦的掃描程式、或機器面板按「掃描」，選存成 PDF 或圖片、選存的位置。

影印——有影印功能的，可以像影印機一樣直接「複印」紙本（不用經過電腦）。存檔位置——掃描出來的檔案會存到你指定的資料夾（記得取好名字、收好，見檔案那篇）。掃描很實用：把重要文件、證件掃成檔案存電腦、或線上申辦要上傳的文件掃一份。掃描的重點是「放正、選對格式（文件用 PDF、照片用圖片）、存到找得到的地方」。注意：掃描含個資的證件、文件後，這些檔案就在電腦裡了，收好、別亂傳（尤其在公用設備掃的要清掉，見逆向觀點）。

核心是「掃描與影印——把紙本掃成 PDF 或圖片、放上掃描器按掃描、有影印功能可直接複印、存到指定資料夾」。掃描存檔或申辦上傳很實用，含個資的掃描檔收好別亂傳。

常見列印問題

印不出來時先檢查：

• 印表機開了嗎、連著嗎：電源、USB／WiFi 連線。
• 有沒有紙、有沒有墨：缺紙、缺墨會印不出。
• 選對印表機了嗎：別印到別台或另存 PDF。
• 重開印表機和電腦：卡住時重開常解決。

印不出來多是小問題。印表機開了嗎、連著嗎——先檢查最基本的：印表機電源開了沒、USB 線接好沒、無線的有沒有連上同一個 WiFi。有沒有紙、有沒有墨——看是不是「沒紙、卡紙、沒墨（碳粉／墨水用完）」，這些是最常見的印不出來原因，補紙、清卡紙、換墨。

選對印表機了嗎——列印時是不是「選錯印表機」（選到別台、或選到「另存 PDF」），重印時選對。重開印表機和電腦——如果都正常卻印不出、或印到一半卡住，把印表機關掉再開、電腦重開，很多卡住的狀況重開就好（見排解那篇）。列印出問題，八成是「沒開、沒連、沒紙沒墨、選錯、要重開」這幾個，先照這順序檢查，別一印不出來就以為印表機壞了、急著送修或換新（見逆向觀點）。真的都檢查了還不行，再查錯誤訊息或找維修。多數列印小狀況，自己檢查一下就解決了。

核心是「常見列印問題——檢查開了連著沒、有沒有紙有沒有墨、選對印表機沒、重開印表機和電腦」。八成是沒開沒連沒紙墨選錯要重開，照順序檢查、別一印不出就以為壞了。

逆向觀點：別在兩件事上輕忽——一是印不出來就慌：很多人印表機一印不出來，就以為壞了、急著送修或買新的，但絕大多數「印不出來」其實是很小的問題（沒開機、線沒接好、沒連上 WiFi、沒紙、卡紙、沒墨、選錯印表機），花一分鐘照順序檢查、重開一下，多半就好了，別急著花錢；二是印含個資文件的隱私：把身分證、報稅資料、含地址病歷的文件，拿到公用電腦、影印店、公司共用印表機去列印或掃描，這些設備可能把你的文件「暫存」下來、或被後面的人看到、拿到，含個資的文件在公用設備處理要特別小心、記得清掉暫存檔、別留在機器或電腦上。自己的印表機小狀況先檢查，公用設備印個資要當心

用印表機，有兩件事很多人會輕忽，一個關乎荷包、一個關乎隱私。

第一件是「印不出來就慌著送修換機」。印表機是那種「平常好好的、關鍵時刻就出狀況」的東西——趕著印文件，它偏偏印不出來，很多人一急就以為「印表機壞了」，想著要送修、甚至直接買一台新的。但實際上，絕大多數「印不出來」都是非常小的問題：印表機根本沒開機、USB 線鬆了、無線印表機沒連上 WiFi、紙匣沒紙、卡紙了、墨水或碳粉用完了、或是列印時選錯了印表機（選到別台或「另存 PDF」）。這些花一分鐘照順序檢查一遍、或把印表機和電腦重開一下，多半就解決了。先別急著花錢送修或換機——通常不是壞，是這些小狀況。

第二件是「印含個資文件的隱私」。很多人需要列印或掃描含個資的東西——身分證、健保卡、報稅資料、含地址的帳單、病歷、合約。如果這些是用「自己家的印表機」印還好；但如果是拿到「公用電腦、影印店、圖書館、公司共用印表機」去印或掃，就要特別小心。這些公用設備可能把你的文件「暫存」在裡面（印表機、影印機常有記憶體會存檔）、或你把檔案存到公用電腦後忘了刪、或列印出來的紙被後面排隊的人看到、拿走。含個資的文件一旦這樣外流，可能被拿去冒名申辦、詐騙。

正確的做法：第一，自己印表機印不出來時，先冷靜照順序檢查（開機、連線、紙、墨、選對印表機、重開），多數是小問題，別急著送修換機。第二，含個資的文件盡量用自己的設備印；不得已在公用設備印或掃，記得「清掉暫存和你存的檔案、別把列印稿留在機器上、取走所有紙本」，保護你的個資。這樣既省下冤枉錢，也守住隱私。

想想這兩個輕忽。一、印不出來就以為壞了送修換機——多是沒開沒連沒紙墨選錯的小問題、花冤枉錢。二、含個資文件在公用設備印掃——可能被暫存、被後面的人看到拿到、外流冒用。三、不檢查就換機、不清就走——荷包和隱私都受損。四、小狀況先照順序檢查、公用設備印個資記得清掉別留——省錢又保護隱私。

真正該做的，是印不出來先照順序檢查（開機連線紙墨選對重開）別急著送修換機，含個資的文件盡量用自己設備、不得已在公用設備印掃要清掉暫存和檔案別留下。

所以，別因為印不出來就慌著送修換機、也別隨意在公用設備印含個資的文件——多數印不出來是小問題檢查就好、公用設備印個資可能被暫存外流。小狀況先檢查、公用設備印個資記得清掉別留。

常見問題

Q：電腦怎麼接印表機、開始列印？ 用 USB 或同一 WiFi 接上、裝好驅動、在文件按列印選對印表機、預覽再印：一、USB 或同一 WiFi 接上——無線要連同一網路（見接印表機段）。二、裝好驅動——從官網下載對應型號。三、設定裡加入印表機——選到你的。四、在文件按列印或 Ctrl+P——選對印表機（見列印段）。五、設份數範圍——印幾份哪幾頁。六、預覽再印——避免浪費。七、裝好一次之後直接用。所以接印表機列印「USB 或同一 WiFi 接上、裝驅動、按列印選對印表機、預覽再印」，裝好一次之後直接用（見接印表機段）。

Q：印表機印不出來怎麼辦？ 先照順序檢查：開了連著沒、有沒有紙有沒有墨、選對印表機沒、重開印表機和電腦，多是小問題別急著送修：一、檢查開了連著沒——電源線 WiFi（見列印問題段）。二、有沒有紙有沒有墨——缺紙卡紙缺墨。三、選對印表機沒——別選到別台或另存 PDF。四、重開印表機和電腦——卡住常解決。五、照順序檢查——八成是小問題。六、別急著送修換機——多不是壞（見逆向觀點）。七、都不行再查或維修。所以印不出來「照順序檢查開了連著沒、紙墨、選對、重開」，多是小問題、別急著送修換機（見列印問題段）。

Q：怎麼把紙本文件、證件掃描成電腦檔案？ 用有掃描功能的事務機，把文件放上掃描器、從電腦或機器按掃描、選存成 PDF 或圖片、存到指定資料夾：一、要有掃描功能——多功能事務機（見掃描段）。二、放上掃描器蓋上——放正。三、按掃描——電腦或機器面板。四、選 PDF 或圖片——文件用 PDF。五、存到指定資料夾——取好名收好。六、用來存檔或申辦上傳——很實用。七、含個資的收好別亂傳。所以掃描「用事務機放上掃描器、按掃描、選 PDF 或圖片、存到資料夾」，含個資的掃描檔收好別亂傳（見掃描段）。

Q：在影印店、公用電腦印含個資的文件要注意什麼？ 盡量用自己設備，不得已在公用設備印掃要清掉暫存和你存的檔案、別把列印稿留在機器上、取走所有紙本：一、盡量用自己設備——含個資的（見逆向觀點）。二、公用設備可能暫存你的文件——記憶體存檔。三、清掉暫存和存的檔案——別留在公用電腦。四、別把列印稿留機器上——被後面的人拿。五、取走所有紙本——別漏。六、個資外流會被冒用——冒名申辦詐騙。七、公用設備印個資當心。所以公用設備印個資「盡量用自己設備，不得已要清掉暫存和檔案、別留列印稿、取走紙本」，防個資外流被冒用（見逆向觀點）。

資料來源

• 電腦列印與掃描（接印表機與安裝、列印文件與設定、掃描與影印、常見列印問題）
• 接印表機（USB 或 WiFi、安裝驅動、官網下載、加入印表機）與列印（按列印、選印表機、設份數範圍、預覽）
• 掃描與影印（掃成 PDF 圖片、放上按掃描、影印、存檔位置）
• 常見列印問題（檢查開了連著、紙墨、選對印表機、重開）
• 「別因印不出來就慌著送修換機也別隨意在公用設備印含個資文件、多數印不出來是小問題檢查就好公用設備印個資可能被暫存外流、小狀況先檢查公用設備印個資記得清掉別留」的提醒

本文為一般操作經驗分享；不同品牌印表機略有差異，實際以你的印表機與官方最新為準。

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