Word 列印與轉 PDF？2026 怎麼印才對
「Word 文件列印出來跑版、或傳給別人開就亂掉、字型變了，怎麼辦？」——列印前要先預覽、設對範圍；交給別人或要固定版面，轉成 PDF——PDF 版面固定，不會因對方電腦、軟體、字型而跑版。這是文件呈現的最後一關。
辛苦排好的文件，常在最後「列印」和「交件」這關失分——列印跑版、給別人開亂掉。搞懂列印和轉 PDF，讓你的文件以正確的樣子呈現。
這篇講列印與轉 PDF：列印前預覽、列印設定、轉 PDF、交件注意，並提醒交件用 PDF、列印前預覽，幫你把最後一關做好。
本文為一般說明；Word 各版本與各印表機的列印、PDF 選項略有差異，實際以你使用的版本與裝置為準。
列印前先預覽
列印的第一步：
| 為什麼預覽 | 說明 |
|---|---|
| 看實際列印樣子 | 螢幕不等於印出來 |
| 看有沒有跑版 | 內容超出、切掉、空白頁 |
| 省紙省時 | 印錯要重印浪費 |
列印最重要的習慣是先預覽。看實際列印樣子——螢幕上的樣子和印出來可能不同，列印預覽讓你先看到實際結果。
看有沒有跑版——內容有沒有超出邊界被切、有沒有多餘的空白頁、版面對不對（見版面那篇）。省紙省時——先預覽發現問題再調整，避免印錯一疊要重印。養成「列印前一定先預覽」的習慣，就能在浪費紙之前發現問題。這一步跟 Excel、其他文件一樣重要。
核心是「列印前先預覽——看實際列印樣子、看有沒有跑版、省紙省時」。螢幕不等於印出來，先預覽看跑版、省紙省時，是列印第一步。
列印設定
常用的列印設定：
- 列印範圍：印全部、某幾頁、或選取部分。
- 份數：印幾份。
- 單雙面：單面或雙面列印。
- 每張幾頁：一張紙印多頁（省紙）。
常用的列印設定。列印範圍——印全部、只印某幾頁（如只印第 3 到 5 頁）、或只印選取的部分（別每次都印整份）。份數——要印幾份。
單雙面——單面或雙面列印（雙面省紙，注意印表機支不支援）。每張幾頁——一張紙印多頁縮小版（草稿、省紙用）。這些設定讓你只印需要的、用對的方式印。設對範圍和方式，省紙又符合需求。列印前確認這些設定對，再按列印。
核心是「列印設定——列印範圍、份數、單雙面、每張幾頁」。設對範圍、份數、單雙面、每張頁數，只印需要的、省紙又符合需求。
轉 PDF
交件、固定版面用 PDF：
| 好處 | 說明 |
|---|---|
| 版面固定 | 不會因對方電腦跑版 |
| 字型不跑 | 對方沒你的字型也不變 |
| 通用好開 | 誰都能開、不易改 |
要交件、固定版面，轉成 PDF。版面固定——PDF 把版面「定住」，對方在任何電腦、軟體開，看到的都跟你一樣，不會跑版。
字型不跑——PDF 內嵌或固定了字型呈現，對方沒有你用的字型也不會被替換而跑版（這是 Word 檔給別人開最常出問題的地方）。通用好開——PDF 誰都能開（不用有 Word）、也不易被改。所以交報告、履歷、正式文件給別人，用 PDF 最保險（見履歷、論文那篇）。用 Word 的「另存 PDF」或「匯出 PDF」轉檔。除非對方要可編輯的 Word 檔，否則交 PDF。
核心是「轉 PDF——版面固定、字型不跑、通用好開」。PDF 版面固定、字型不跑、通用好開，交件給別人用 PDF 最保險。
交件與注意
交件前的注意：
- 交 PDF 前先確認版面：轉檔前先預覽、確認排版對。
- 檢查內容錯字：交出前仔細檢查。
- 清掉修訂註解：協作的文件清乾淨（見追蹤修訂那篇）。
- 檔名清楚：用清楚的檔名。
交件前的注意。交 PDF 前先確認版面——轉 PDF 前先預覽、確認排版對（PDF 定住的是你轉檔當下的樣子，錯的也定住）。檢查內容錯字——交出前仔細檢查錯字、資訊、格式。
清掉修訂註解——如果是協作改過的文件，交出前把追蹤修訂、註解處理乾淨（別露出改稿過程，見追蹤修訂那篇）。檔名清楚——用清楚的檔名（別「未命名」「文件1」）。這些細節讓你的交件專業、不失分。最後一關顧好，前面的努力才不白費。
核心是「交件與注意——交 PDF 前先確認版面、檢查內容錯字、清掉修訂註解、檔名清楚」。轉 PDF 前確認版面、檢查錯字、清修訂註解、檔名清楚，交件不失分。
逆向觀點：別辛苦排好文件，卻在「交件時直接傳 Word 檔給別人」而跑版失分——對方電腦沒你的字型、用不同版本或軟體，你精心排的版面可能整個跑掉、字型全變，對方看到的是個亂掉的文件。交件給別人、要固定版面，就轉成 PDF——版面字型都固定，對方看到的跟你一樣，別讓最後一步毀了前面的努力
花了很多時間把文件排得整整齊齊後，很多人交件時直接把 Word 檔（.docx）傳給對方——想說「傳過去就好」。
這常常毀了你的排版。傳 Word 檔給別人的問題：對方的電腦可能沒有你用的字型（於是被替換成別的字型，版面、行數全跑）、用的是不同版本的 Word 或別的軟體（呈現有差異）、甚至不小心改到內容。結果對方打開你的文件，看到的是個字型變了、版面跑掉、亂七八糟的東西——你精心排的專業文件，在對方眼裡成了亂稿。最後一步的疏忽，毀掉了前面所有的排版努力。
關鍵在認清：交件給別人、要固定呈現時，該轉成「PDF」。PDF 把版面和字型都「定住」——不管對方用什麼電腦、什麼軟體開，看到的都跟你轉檔時一模一樣，不會跑版、字型不變。這保證你辛苦排的成果，以正確的樣子呈現給對方。除非對方明確要「可編輯的 Word 檔」（要改、要接著做），否則交件、要固定版面就交 PDF。這一步很簡單（另存 PDF），卻保住了你的排版。
想想傳 Word 檔的問題。一、對方沒字型會替換——版面全跑。二、版本軟體差異——呈現不同。三、可能被改到——內容變動。四、PDF 固定就不跑——對方看到跟你一樣。
真正該做的，是交件、要固定版面時轉 PDF：轉檔前先確認版面對，再另存 PDF 交出。要對方可編輯才交 Word 檔。讓你的文件以正確的樣子到對方手上。
所以，別辛苦排好文件卻在交件時直接傳 Word 檔而跑版失分了——對方沒你的字型、用不同軟體，版面字型可能全跑。交件、要固定版面就轉 PDF，版面字型都固定、對方看到跟你一樣。別讓最後一步毀了前面的努力。
常見問題
Q：Word 文件傳給別人開，字型變了、版面跑掉，怎麼辦？ 轉成 PDF 再傳——PDF 固定版面和字型，對方看到的跟你一樣：一、轉 PDF——版面字型都固定，不會跑（見轉 PDF 段）。二、對方沒字型才會跑——Word 檔對方沒你的字型會替換（見逆向觀點）。三、交件用 PDF——要固定呈現就交 PDF。四、除非要可編輯——對方要改才交 Word。五、轉前確認版面——轉 PDF 前先看對不對（見交件段）。六、內嵌字型也可——存 Word 時可嵌入字型，但 PDF 更保險。七、PDF 通用好開——誰都能開。所以字型變版面跑「轉成 PDF 再傳」，PDF 固定版面字型、交件用 PDF、除非要可編輯才交 Word、轉前確認版面，PDF 通用好開。
Q：Word 列印出來跟螢幕不一樣、跑版，怎麼辦？ 先看列印預覽、確認版面和紙張、字型相容——列印前一定預覽：一、先看列印預覽——印前看實際列印樣子（見預覽段）。二、確認版面紙張——紙張大小對應實際的紙、邊界別超出（見版面那篇）。三、字型相容——印表機或系統要有你的字型。四、轉 PDF 再印較穩——要固定可先轉 PDF 再印。五、檢查空白頁——多餘空白頁刪掉。六、印表機設定——確認印表機、紙張設定。七、別直接印——先預覽。所以列印跟螢幕不一樣「先看列印預覽、確認版面紙張、字型相容」，轉 PDF 再印較穩、檢查空白頁、確認印表機設定，別直接印。
Q：怎麼把 Word 轉成 PDF？ 用「另存新檔」選 PDF、或「匯出成 PDF」——轉檔前先確認版面對：一、另存或匯出 PDF——另存新檔選 PDF 格式、或用匯出 PDF（見轉 PDF 段）。二、轉前確認版面——PDF 定住當下的樣子，先預覽確認對（見交件段）。三、選對範圍——需要的話選要轉的頁。四、檢查 PDF——轉完開 PDF 檢查有沒有跑。五、清修訂註解——協作文件先清乾淨。六、檔名清楚——PDF 檔名清楚。七、交件用它。所以 Word 轉 PDF「用另存新檔選 PDF 或匯出成 PDF」，轉前確認版面、選對範圍、檢查 PDF、清修訂註解、檔名清楚，交件用它。
Q：交報告、履歷該交 Word 檔還是 PDF？ 建議 PDF——版面固定不跑版，除非對方指定要可編輯的 Word 檔：一、建議 PDF——版面字型固定、對方看到跟你一樣（見轉 PDF 段）。二、避免跑版——Word 檔對方開可能跑（見逆向觀點）。三、除非指定 Word——要修改、系統要求 .docx 才交 Word。四、PDF 更專業保險——正式交件用 PDF。五、轉前確認——轉 PDF 前確認版面對。六、檔名清楚——用清楚的檔名。七、以對方要求為準。所以交報告履歷「建議交 PDF」，版面固定不跑版、避免跑版、除非指定 Word、PDF 更專業保險、轉前確認、檔名清楚，以對方要求為準。
資料來源
- Word 列印與轉 PDF（列印前先預覽、列印設定、轉 PDF、交件與注意）
- 列印前先預覽（看實際列印樣子、看有沒有跑版、省紙省時）
- 列印設定（列印範圍、份數、單雙面、每張幾頁）與轉 PDF（版面固定、字型不跑、通用好開）
- 交件與注意（交 PDF 前先確認版面、檢查內容錯字、清掉修訂註解、檔名清楚）
- 「別辛苦排好文件卻在交件時直接傳 Word 檔而跑版失分、對方沒你的字型用不同軟體版面字型可能全跑、交件要固定版面就轉 PDF版面字型都固定對方看到跟你一樣」的提醒
本文為一般說明；Word 各版本與各印表機的列印、PDF 選項略有差異，實際以你使用的版本與裝置為準。
延伸閱讀
- 履歷排版：2026 Word 怎麼排出專業履歷：履歷交 PDF。
- 論文報告排版：2026 Word 怎麼排：論文交件。
- Word 版面設定：2026 紙張邊界方向：版面與列印。
- Word 追蹤修訂與註解？2026 協作改稿怎麼用：交件前清修訂。
- Word 常見錯誤與雷：2026 別踩坑：直接傳 Word 跑版是雷。